Sau khóa học, tôi tự dựng được phần mềm cho công việc của mình

Bốn việc chiếm nhiều thời gian nhất trong tuần của tôi.

Các công cụ dưới đây đang chạy thật, không phải bản thử.

Trang đích thu khách hàng cho dịch vụ SEO AIMAX

Khách để lại họ tên, số điện thoại, nhu cầu và ngân sách. Hệ thống tự lưu, tự gửi mail cảm ơn, và ghi nhận khách đến từ kênh quảng cáo nào.

seongon-aimax.lehoainhon01.workers.dev ↗

Bảng điều khiển

Phễu khách hàng, ngân sách quảng cáo, và nguồn nào mang về nhiều khách đủ điều kiện nhất.

Phân tích hành vi khách

Đo bốn bước: vào trang → cuộn xuống → chạm ô điền → bấm gửi, để biết khách rớt ở bước nào.

Trang báo cáo gửi cấp trên

Đọc thẳng số từ hệ thống: phễu, chi phí mỗi khách, xếp hạng nguồn. Gửi đi bằng một đường link — người nhận mở lúc nào cũng là số mới nhất, không ai phải cập nhật tay.

• Bot Telegram lọc khách Mỗi khách đủ điều kiện được báo ngay qua Telegram kèm nút "Không đủ điều kiện". Sales gọi thử thấy không thật thì bấm nút, con số trên báo cáo giảm theo. Marketing và Sales nhìn cùng một con số.
• Hai trợ lý tự chạy mỗi ngày 7h sáng gửi bản tin thị trường marketing, 18h chiều gửi báo cáo số liệu trong ngày — cả hai vào Telegram, không cần ai bấm.
• Bộ 21 brief thiết kế soạn trong một lần Từ lịch đăng bài cả tháng, hệ thống tự sinh brief cho từng bài, tự tính hạn nộp lùi 3 ngày và tự dời khi rơi vào cuối tuần.
• Quy trình đóng gói dùng lại được Chuỗi việc "chạy lịch nội dung hàng tuần" được lưu thành một quy trình. Lần sau chỉ cần gọi tên là chạy lại, không phải mô tả lại từ đầu.

Cùng một việc, so thời gian trước và sau.

Những việc trước đây phải nhờ người khác.

• Dựng và sửa trang web báo cáo Trước phải nhờ đội kỹ thuật và chờ vài ngày cho mỗi lần sửa. Hiện tại tôi tự dựng và tự chỉnh.
• Nối các công cụ đang dùng với nhau Google Drive, Google Sheets, Telegram, hệ thống gửi email — nối bằng quyền tối thiểu, ví dụ Drive chỉ cấp quyền đọc nên không xóa được dữ liệu.
• Tự động hóa việc lặp lại theo lịch Đặt lịch để công việc tự chạy vào giờ cố định, kể cả khi tôi không mở máy.
• Đóng gói quy trình để người khác dùng lại Một chuỗi việc nhiều bước được lưu thành quy trình cố định, gồm cả các quy tắc bắt buộc như phải hỏi duyệt trước khi gửi email ra ngoài.

Bốn việc có thể làm ngay bằng cách làm này.

• Mở rộng cách rà tiến độ sang các dự án khác Cách đọc file dự án hiện áp dụng cho một khách hàng. Các dự án dùng cùng cấu trúc bảng có thể dùng lại ngay, không phải làm lại từ đầu.
• Nối Google Analytics và Search Console vào báo cáo Để phần số liệu thứ hạng và lưu lượng cũng tự chảy vào báo cáo, thay vì lấy tay như hiện nay.
• Dựng trang đích cho các dịch vụ khác Khung trang đích và kho khách hàng đã có sẵn; dịch vụ mới chỉ cần thay nội dung và thông điệp.
• Chuẩn hóa bộ brief cho đội thiết kế Mẫu brief và quy tắc tính hạn đã chạy được cho một tháng nội dung; có thể áp dụng cho các khách hàng khác.

Ba việc tôi thấy đáng cân nhắc ở quy mô phòng ban.

• Rà lại cách lưu mật khẩu tài khoản khách hàng Khi đọc file quản lý dự án, tôi phát hiện mật khẩu quản trị website của khách đang được ghi dạng chữ rõ ngay trong file dùng chung cho cả đội và phía khách hàng. Đề xuất chuyển sang công cụ lưu mật khẩu dùng chung và rà lại danh sách người được chia sẻ file.
• Thử cách làm này trên một hoặc hai dự án nữa trước khi nhân rộng Hiện mới chạy trên một dự án. Làm thêm vài dự án sẽ biết chỗ nào dùng lại được, chỗ nào phải điều chỉnh theo từng khách hàng.
• Chia sẻ lại cách làm cho đội Các bước tôi làm đều đã ghi lại thành quy trình. Nếu phòng thấy cần, tôi có thể hướng dẫn lại để đồng nghiệp áp dụng cho dự án của mình.